Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Dinge an, die nichts mehr in Ihrem Büro zu suchen haben. Ich selbst habe irgendwann in meinem Büro noch stapelweise Unterlagen entdeckt, die ich während meines Studiums genutzt habe. Nach 10 Jahren waren die meisten Inhalte dieser Unterlagen veraltet und konnten entsorgt werden. Nicht immer ist es jedoch so einfach zu entscheiden, was aus Ihrem Büro entsorgt werden kann. Die 3 Fragen unterstützen Sie dabei, schnell herauszufinden, was bleiben kann und was wegkann.
Nehmen Sie sich alle 2 Monate einen Tag Zeit, planen Sie dabei keine Termine ein und geben Sie das Telefon ab. Informieren Sie Ihr Team vorab, damit Sie ungestört bleiben. Gehen Sie Schrank, Regal oder Schreibtisch durch und prüfen Sie jedes Teil mit den 3 Fragen aus der Tabelle. Arbeiten Sie sich dabei Fach für Fach vor, anstatt alles auf einmal auszuräumen. Legen Sie sich 3 Kisten bereit: behalten, weitergeben, entsorgen. So treffen Sie zügig Entscheidungen und verlieren nicht den Überblick. Was Sie behalten, bekommt sofort einen festen Platz. Notieren Sie am Ende, was Ihnen gut gelungen ist und welcher Bereich beim nächsten Termin an der Reihe ist. So wird das Ausmisten zur Routine.
| Übersicht: 3 Fragen für mehr Ordnung | |||
| „Habe ich diesen Gegenstand im letzten Monat mindestens einmal zur Hand genommen und genutzt?“ | Nehmen Sie sich beispielsweise die Aktenablage vor, die die Bezeichnung „Informationen“ trägt. Holen Sie Blatt für Blatt heraus und sehen Sie sich jedes genau an. | … zu prüfen, ob sich im Laufe der Zeit Dinge angesammelt haben, die viel Platz wegnehmen, keinen Zweck mehr erfüllen und nicht mehr wichtig sind. | |
| Obliegt das Material einer besonderen Nutzung oder unterliegt es dem besonderen Datenschutz? | Nach wie vor haben Sie den Zettel aus der Aktenablage in der Hand. Sie benötigen die Information nicht mehr. Allerdings müssen Sie jetzt prüfen, ob der Zettel zu einem späteren Zeitpunkt wichtig ist oder ob er Informationen enthält, die dem Datenschutz unterliegen. | Wenn auf dem Zettel beispielsweise Aktivierungscodes oder Passwörter stehen, dann muss er in den Aktenvernichter. Auch andere Materialien wie Anmeldeformulare etc., die Sie nicht mehr brauchen, müssen datenschutzkonform entsorgt werden. | … sicherzugehen, dass sensible Daten auch korrekt entsorgt werden. |
| Wird das Material generell noch benötigt? | Der Zettel ist unwichtig, erledigt, also sofort weg damit in den Müll. Sollte die Einladung für den Herbst aber für Ihren Träger wichtig sein, so geben Sie den Zettel direkt an ihn weiter. | Entweder geben Sie Zettel und Materialien direkt an die entsprechenden Personen weiter, oder Sie suchen einen Lagerplatz, an dem sinnvollerweise nach dem Gegenstand gesucht wird. | … Sie so schnell viel Platz und Ordnung in Ihrem Büro schaffen können. |
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