FRAGE: „Ich bin Leiterin einer 6-gruppigen Kita. Der Träger der Einrichtung hat mich damit beauftragt, mir von allen Personen, die bei uns mit Kindern arbeiten und nicht fest beim Träger angestellt sind, ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis vorlegen zu lassen. Bei den Festangestellten macht das der Träger. Ich bin aber zuständig für die ‚Kontrolle‘ bei l PraktikantInnen, l ehrenamtlichen MitarbeiterInnen, l Honorarkräften. Ich bin mir unsicher, was ich mit diesem Zeugnis machen soll. Bewahre ich es auf, mache ich mir eine Kopie oder lasse ich es mir einfach zeigen und mache mir einen Vermerk, dass ich das Zeugnis gesehen habe und dort keine Eintragungen vermerkt waren?“
ANTWORT: Sie lassen sich das erweiterte polizeiliche Führungszeugnis von jeder neuen „Mitarbeiterin“ bzw. jedem neuen „Mitarbeiter“ vor Arbeitsbeginn zeigen. Prüfen Sie dieses auf Eintragungen. Dokumentieren Sie, z. B. durch einen Aktenvermerk, dass Sie das Führungszeugnis eingesehen haben und dort keine Eintragungen vermerkt waren, die Zweifel an der Eignung der Person aufkommen lassen. Außerdem dürfen Sie noch das Ausstellungsdatum notieren. Achten Sie darauf, dass das Zeugnis wirklich aktuell ist, denn hier werden vor Kurzem erfolgte rechtskräftige Verurteilungen vermerkt. Dann können Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter das Zeugnis wieder zurückgeben oder – mit deren/ dessen Zustimmung – vernichten. Kopien dürfen Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht machen. Dies ergibt sich aus § 72a Abs. 5 Sozialgesetzbuch VIII.
Meine Empfehlung: Löschen nicht vergessen
Achtung! Sie müssen die von Ihnen erhobenen Daten zum erweiterten polizeilichen Führungszeugnis 6 Monate nach Beendigung der Tätigkeit für Ihren Träger löschen.
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