FRAGE: „Vor 2½ Jahren wurde eine Erzieherin auf mein Betreiben hin wegen wiederholter Verspätungen abgemahnt. Seitdem verhält sie sich einwandfrei und erscheint immer pünktlich. Jetzt hat sie mich gebeten, die Abmahnung aus ihrer Personalakte zu entfernen. Sie meint, nach 2 Jahren habe sie einen Anspruch darauf. Ich bin unsicher: Muss die Abmahnung tatsächlich entfernt werden? Und was passiert, wenn der Träger das nicht tut – kann sie das Entfernen einklagen?“
ANTWORT: Nein, einen automatischen Anspruch auf Entfernung nach 2 oder 3 Jahren gibt es nicht. Das ist ein weitverbreiteter Irrtum. Früher galt in der Praxis tatsächlich die Faustregel, dass eine Abmahnung nach 2–3 Jahren beanstandungsfreiem Verhalten aus der Personalakte entfernt werden muss. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Rechtsprechung jedoch mit seinem Urteil vom 19.07.2012 (Az. 2 AZR 782/11) grundlegend geändert.
Seitdem gilt: Eine zu Recht erteilte Abmahnung muss nur dann entfernt werden, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Allein der Zeitablauf reicht nicht. Das BAG unterscheidet zwischen der Warnfunktion – die tatsächlich nach einigen Jahren entfällt – und der Dokumentationsfunktion. Die Abmahnung kann für den Träger weiterhin relevant sein, etwa für Versetzungen, Beförderungen, Zeugnisse oder eine spätere Interessenabwägung bei Kündigung. Bei leichteren Pflichtverstößen – wie in Ihrem Fall den Verspätungen – wird ein Arbeitsgericht allerdings nach 2½ Jahren beanstandungsfreiem Verhalten in der Regel zum Ergebnis kommen, dass kein schutzwürdiges Interesse des Trägers an der weiteren Aufbewahrung mehr besteht. Daher sollte die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden, um weitere Konflikte zu vermeiden.
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